Justiteombudsmannen (JO) kritiserar socialnämnden i Svenljunga i två beslut samma dag. De handlar båda om utlämnande av handlingar enligt offentlighetsprincipen. JO ser allvarligt på kompetensbristen inom socialförvaltningen.
Vi har tidigare skrivit om den kritik som JO riktade mot kommunstyrelsen i Svenljunga i tre beslut, som meddelades samma dag i oktober 2002. I två av dessa beslut var kritiken allvarlig.
JO riktar nu kritik mot socialnämnden i Svenljunga i två beslut som har meddelats samma dag. Även dessa beslut handlar om handläggning av utlämnande av handlingar enligt offentlighetsprincipen. Besluten är föranledda av två anmälningar som har ingivits av artikelförfattaren och tillika redaktören för 7-härad.nu, Per Hanson.
I båda besluten skriver JO:
"Vad som har kommit fram genom utredningen av förevarande två ärenden visar på brister i socialförvaltningens kunskap rörande regelsystemet för utlämnande av allmänna handlingar. Jag ser allvarligt på detta och förutsätter att nämnden omgående vidtar erforderliga åtgärder för att komma till rätta med bristerna."
Beslut 1
Den först inkomna anmälan, som sändes till JO i juni 2001, innehåller tre olika begäranden om utfående av handlingar, som spänner från juni 1999 till november 2000. De har samtliga beröring med kommunfullmäktiges beslut om att de personer som inte erhöll bostadsbidrag från försäkringskassan ej heller skulle få erhålla jämkning av avgifterna för vård och omsorg, vilket kommunfullmäktige i Svenljunga beslutade om i december 2000. Detta beslut upphörde definitivt att gälla vid årsskiftet 2002/2003 då riksdagens beslut om maxtaxa inom äldreomsorgen genomfördes fullt ut. I förbigående kan nämnas att den offentliga utredning, som framförallt har legat till grund för lagstiftningen om maxtaxa inom äldreomsorgen, överlämnades till socialdepartementet redan i mars 1999.
Skrivelse upptagen i pensionärsrådets protokoll
Den första handlingsbegäran som detta JO-beslut omfattar skedde i juni 1999 och gällde en enskild skrivelse som finns omnämnd i pensionärsrådets justerade protokoll. Trots att det framgår av pensionärsrådets protokoll att en skrivelse har inlämnats hävdar socialförvaltningen att den efterfrågade skrivelsen inte finns och att det skulle vara felskrivet i protokollet. Trots att ett överklagningsbart beslut begärdes vägrade socialförvaltningen fatta ett sådant beslut.
Artikelförfattaren har vetskap om att skrivelsen verkligen lämnades in och att den innehöll frågeställningar rörande de ändrade jämkningsreglerna för avgift inom vård och omsorg. Socialförvaltningen informerade berörda om dessa nya regler i mitten av september 1998 och att de skulle gälla retroaktivt från och med den 1 september 1998.
JO skriver att socialnämnden borde ha meddelat ett överklagningsbart beslut. Vidare skriver JO att handläggningstiden har stått i strid mot skyndsamhetskravet, vilket även socialnämnden har medgivit i sitt yttrande till JO.
Förslag till nya jämkningsregler
Den andra framställan gjordes också i juni 1999 och omfattar handlingsbegäran rörande förslaget till nya jämkningsregler för vård- och omsorgsavgifter. Kommunledningskontoret har därefter låtit meddela att skrivelsen hade översänts till socialförvaltningen. Därefter har ingenting hänt.
Socialnämnden har i sin utredning och yttrande till JO helt utelämnat denna del, trots socialnämndens uppgifter om att de har gått igenom de handlingar som finns. JO konstaterar denna brist i socialnämndens remissvar.
Utifrån de handlingar som anmälaren har ingivit till JO, uppger JO att det förefaller som att skrivelsen är skickad från kommunledningskontoret, men att den inte har nått socialförvaltningen. JO beklagar detta. Eftersom JO inte bedömer det som sannolikt att ytterligare utredning skulle bringa klarhet i vad som hänt skrivelsen väljer JO att inte utreda frågan ytterligare.
Kommunstyrelsens förslag till nya jämkningsregler
Den tredje begäran skedde i november 2000 och avsåg begäran om att få ut handlingarna rörande \"Förändringarna av riktlinjer - jämkning av avgift 2001 - vård och omsorg\" och som fanns omnämnt i kommunstyrelsens sammanträdes protokoll i slutet av oktober 2000. Kommunfullmäktige beslutade några veckor därefter att anta kommunstyrelsens förslag.
Med hänvisning till kommunstyrelsens sammanträdesprotokoll och paragrafnummer begärdes samtliga handlingar ut rörande förslaget om ändrade riktlinjer för jämkning av avgifter inom vård och omsorg. I samband med att vissa handlingar översändes upplyste socialförvaltningen om att en av de efterfrågade handlingarna inte var offentlig. JO skriver att förvaltningen i samband med detta även borde ha informerat om möjligheten att begära ett överklagningsbart beslut, vilket är nödvändigt för att frågan om begäran om utlämnande av handlingar skall kunna prövas. Trots att denna information inte gavs begärde anmälaren ändå att erhålla ett överklagningsbart beslut. Socialförvaltningen upprättade dock aldrig något överklagningsbart beslut.
JO skriver att myndigheten självfallet har varit skyldig att ta ställning till framställan, antingen genom att lämna ut eventuella ytterligare handlingar, eller genom att meddela ett avslagsbeslut.
I yttrandet från socialnämnden erkände man att det förelegat brister. Socialnämnden avsåg därför att gå igenom rutinerna vid utlämnande av allmänna handlingar, samt att erinra anställda vid socialförvaltningen om de regler som gäller.
Beslut 2
Detta beslut omfattar tre olika delar. Dels efterkommande av kammarrättsdom, dels handläggning av begäran att få ta del av åtgärdsplaner inom socialförvaltningen, dels begäran om att få ta del av socialnämndens protokoll.
Svårighet att efterkomma kammarrättsdom
Kammarrätten förordnande i dom att de ansvarsförbindelser som kommunen har upprättat och översänt till frivårdsmyndigheten skulle utlämnas i avidentifierat skick. Efter en och en halv månad översände den tjänsteförrättande socialchefen, Jan Ludvigsson, avidentifierade utdrag ur socialnämndens protokoll istället för de efterfrågade handlingarna.
JO anser inte att socialförvaltningens handläggningstid kan kritiseras eftersom genomgången av materialet har sträckt sig över jul- och nyårshelgerna. När det gäller det faktum att socialförvaltningen icke har lämnat ut de efterfrågade handlingarna nöjer sig JO med att hänvisa sökande att ånyo kontakta socialförvaltningen och begära att handlingarna lämnas ut.
Åtgärdsplaner inom socialförvaltningen
I oktober 2001 gjordes en framställan till socialchefen om att få ta del av åtgärdsplaner inom socialförvaltningen. Efter viss skriftväxling upplystes den dåvarande socialchefen, Lena Danielsson, om att framställan gällde åtgärdsplaner med koppling till ekonomi. Förvaltningen har därefter varken lämnat ut några handlingar eller låtit höra av sig på annat sätt.
I april 2002 uppmärksammade anmälaren socialchefen på det faktum att socialförvaltningen icke hade låtit höra av sig i frågan. Avdelningschefen för vård och omsorg, Gun Lis Torgny, skickade därefter ett svar i vilket hon svarade att socialförvaltningen avvaktade JO:s beslut.\r\n
JO skriver att den omständighet att en utlämnande fråga är föremål för JO:s utredning påverkar inte myndighetens skyldighet att hantera en begäran om utlämnande av handlingarna. JO skriver vidare att socialförvaltningen självfallet inte kan undlåta att ta ställning till anmälarens begäran om handlingsutlämnande på grund av att framställan inte preciserats i tillräcklig grad. Enligt JO borde förvaltningen ha tagit förnyad kontakt med anmälaren för att reda ut vilka handlingar som efterfrågades. Även i det fall då ytterligare kontakt inte hade utmynnat i full klarhet är det förvaltningens skyldighet att antingen, lämna ut de handlingar som begäran sannolikt avsåg, eller att erbjuda anmälaren ett avslagsbeslut på den grund att framställan inte var tillräckligt preciserad.
Socialnämndens arbetsutskotts protokoll
I december 2001 gjorde anmälaren en framställan om att få ta del av sammanträdesprotokollen från socialnämndens arbetsutskott över en 10-årsperiod. Den dåvarande socialchefen, Lena Danielsson, upplyste därefter i brev om kommunens kopieringstaxa, samt om att det var kostnadsfritt att ta del av de begärda handlingarna på plats på socialkontoret. Anmälaren meddelade därefter sin avsikt att fyra arbetsdagar därefter bege sig kommunkontoret för att kostnadsfritt ta del av handlingarna på plats. Socialchefen meddelade att detta inte gick för sig. Plötsligt meddelade hon också att det skulle bli dyrt att även ta del av protokollen på plats. Som skäl för detta uppgav hon att en större del av protokollen kunde bli föremål för sekretessprövning och att avidentifiering enbart kunde ske på papperskopia. Socialchefen krävde nu betalt även för de kopior som utgjorde ett led i avidentifieringsprocessen.
JO skriver att det är kostnadsfritt att ta del av handlingar på stället och att det inte finns någon laglig grund för att ta betalt för kopieringskostnaden som utgör led i avidentifieringen. Om man däremot vill behålla kopiorna har kommunen rätt att ta betalt enligt fastställd taxa.
Beträffande utlämning av mer omfattande material skriver JO att det är angeläget att myndigheten påbörjar utlämnandet skyndsamt. Den enskild har dock att acceptera en gemensam planering av utlämnandet av handlingarna när det rör sig om ett mer omfattande material.
Fakta: Rättslig reglering
Den rättsliga reglering som JO tar upp i de båda besluten är:
- att begäran om att få ta del av allmän handling skall göras hos den myndighet som förvarar handlingen
- att det är den befattningshavare, som enligt myndighetens arbetsordning eller beslut har vård om handlingen, som i första hand skall pröva frågan om utlämnande
- att allmän handling som får lämnas ut, som inte omfattas av någon sekretessbestämmelse, på begäran genast eller så snart som möjligt skall lämna ut på stället och att ingen avgift får uttagas för detta
- att man även har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut
- att ingen avgift får tas ut för kopiering som utgör ett led i myndighetens avidentifieringsprocess, men att i det fall man vill behålla någon eller några av kopiorna har myndighet rätt att ta betalt för dessa enligt taxa
- att besked i utlämnande fråga normalt bör lämnas samma dag, men att längre dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av omfattande material
- att den som önskar få ut en handling kan precisera vilken handling som avses eller att personen i vart fall kan lämna så detaljerade upplysningar om handlingens innehåll att myndigheten utan större svårighet kan identifiera den
- att myndigheter även har viss skyldighet att efterforska en oklart preciserad handling
- att myndigheten så snabbt som möjligt bör underrätta sökanden om begäran är oprecis, så att sökanden får tillfälle att komplettera eller precisera sin framställan
- att myndigheter är skyldiga att i inte obetydlig utsträckning bistå sökanden genom att, t.ex. med hjälp av sina register, leta fram sådana handlingar som begärs
- att om en begäran om att få ta del av en handling inte kan tillmötesgås fullt ut skall den som begär handlingen underrättas om detta, samt underrättas om att man kan begära att frågan hänskjuts till myndigheten och att ett formriktigt beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas
- att myndighet också är skyldig att fatta överklagningsbart beslut även i de fall när myndigheten inte kan finna efterfrågad handling
Fakta:
Relaterad artikel: