Det finns några grundläggande regler för hur man genomför ett möte på ett effektivt och civiliserat sätt som alla kan lära sig. De viktigaste är: Avbryt inte när andra pratar, Räck upp handen och vänta på att ordföranden säger att det är din tur, Prata inte sinsemellan och håll dig till dagordningen.
Alla kan lära sig att leda möten bra; det krävs bara lite eftertanke och övning.
Varje ordförande behöver några riktlinjer om hur gruppen vill att deras möten ska skötas. Det hjälper att sätta upp några enkla regler – det måste vara regler som alla accepterar och är beredda att arbeta med, annars blir de värdelösa.
När ni väl har kommit överens om reglerna är det mycket lättare att leda mötet, och folk är mindre benägna att ta det personligt när du ber dem att inte avbryta, eller hindra dem från att vandra i väg från ämnet.
Grundläggande regler:
- Be folk tala "genom ordföranden". Det innebär att räcka upp handen om du vill tala och vänta på att ordföranden säger att det är din tur.
- Avbryt inte andra människor.
- Håll dig till punkterna på dagordningen.
- Prata inte sinsemellan.
- Respektera andras åsikter – stöna inte eller gör grimasher när någon annan talar. Vänta tills de är klara och lägg sedan din synpunkt lugnt och artigt.
- Håll bidragen korta och raka.
En bra ordförande hjälper mötet att löpa smidigt och effektivt och ser till att:
- Alla frågor diskuteras
- Allas åsikter hörs
- Tydliga beslut fattas
- Mötet startar och slutar i tid.
En bra ordförande:
- Tänker alltid på mötet i stort, inte bara på ämnet som diskuteras. Det kan göra det svårare för ordföranden att delta i diskussionerna.
- Strävar alltid efter att skapa en balans mellan att höra allas åsikter och att komma igenom dagordningen.
- Använder aldrig hans/hennes position som ordförande som ett tillfälle att framhäva sina åsikter på andras bekostnad, eller att dominera mötet.
